Online-Buchungssystem: So funktioniert Terminbuchung

Ein Online-Buchungssystem ist eine Buchungsseite oder ein Link, über den Kunden selbst Leistung und freien Termin wählen und ohne Anruf buchen. Das System sperrt bereits vergebene Zeiten, sendet Bestätigung und Erinnerung und kann bei der Buchung Zahlung oder Anzahlung verlangen. Mehrere Systeme, auch Klarte, bieten einen kostenlosen Tarif.

Für Ihr Unternehmen bedeutet das weniger Anrufe und Nachrichten, und Buchungen können auch eingehen, wenn Sie beschäftigt oder geschlossen haben. Alle Buchungen laufen in einem Kalender zusammen, sodass Sie Doppelbuchungen vermeiden.

Was ist der Unterschied zwischen Online-Buchung und Terminbuchung?

Terminbuchung ist die eigentliche Vereinbarung über einen Zeitpunkt. Online-Buchung bedeutet, dass Kunden den Termin selbst online buchen, statt anzurufen oder eine Nachricht zu schreiben. Ein Online-Buchungssystem ist die Software, die das ermöglicht. Weitere Begriffe finden Sie im Glossar.

So läuft eine Terminbuchung online ab

1. Der Kunde öffnet den Buchungslink von Ihrer Website, Ihrer Instagram-Bio, von Facebook oder Google.
2. Der Kunde wählt eine Leistung und sieht nur Zeiten, in die die gesamte Behandlung passt.
3. Der Kunde gibt Name und Kontaktdaten ein und bezahlt, wenn Sie das verlangen.
4. Die Buchung erscheint in Ihrem Kalender, und der Kunde erhält eine Bestätigung per E-Mail.
5. Vor dem Termin wird automatisch eine Erinnerung versendet.

Testen Sie die Buchung selbst per Smartphone, bevor Sie den Link teilen. Prüfen Sie, ob Leistungen, Dauer, Preise und der Text der Bestätigung stimmen.

Was sollte ein Online-Buchungssystem können?

• Freie Termine in Echtzeit, damit nie zwei Kunden denselben Termin erhalten
• Pausen zwischen Terminen, damit Sie Zeit zur Vorbereitung haben
• Kartenzahlung und Anzahlung pro Leistung, mit klaren Bedingungen, bevor der Kunde bestätigt
• Erinnerungen per E-Mail und möglichst auch per SMS
• Buchungslink, den Sie überall teilen können, auch ohne eigene Website
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und Datenspeicherung in der EU/im EWR

Prüfen Sie immer, welche Funktionen im jeweiligen Tarif enthalten sind. SMS und niedrigere Kartengebühren kosten oft extra.

Was kostet ein Online-Buchungssystem?

Der Preis besteht üblicherweise aus einer monatlichen Gebühr und einer Gebühr pro Kartenzahlung. Bei Klarte kostet Free 0 NOK pro Monat mit 3 % + Stripe-Kartengebühr pro Kartenzahlung. Starter kostet 399 NOK, Growth 799 NOK und Pro 1.499 NOK pro Monat, wobei die Gebühren mit höherem Tarif sinken. Welcher Tarif sich lohnt, hängt davon ab, wie viel Sie über das System einnehmen. Lesen Sie, wie Sie berechnen, was ein kostenloses Buchungssystem wirklich kostet.

Zahlung und Anzahlung bei der Terminbuchung

Manche Unternehmen verlangen bei der Buchung den vollen Betrag, andere eine feste Anzahlung, und manche lassen vor Ort bezahlen. Eine Anzahlung eignet sich am besten dort, wo ein Nichterscheinen teuer ist, zum Beispiel bei langen Behandlungen. Geben Sie immer Betrag, Erstattungsregeln und Stornierungsfrist an, bevor der Kunde bestätigt. Lesen Sie mehr zur Anzahlung bei der Terminbuchung.

So legen Sie los

Legen Sie Ihre Leistungen mit Dauer und Preis an, stellen Sie Öffnungszeiten und eventuelle Pausen ein und wählen Sie, welche Leistungen eine Zahlung erfordern. Teilen Sie anschließend Ihren Buchungslink dort, wo Ihre Kunden ohnehin sind. Beispiele für die Einrichtung finden Sie für Tätowierer, Nagelstudios, Masseure und andere Branchen, oder testen Sie Klarte kostenlos.