Online boekingssysteem: zo werkt afspraken boeken

Een online boekingssysteem is een boekingspagina of link waarop klanten zelf een dienst en een beschikbaar tijdstip kiezen en een afspraak maken zonder te bellen. Het systeem blokkeert tijden die al bezet zijn, stuurt bevestigingen en herinneringen en kan bij het boeken betaling of een aanbetaling vragen. Meerdere systemen, waaronder Klarte, hebben een gratis plan.

Voor je bedrijf betekent dat minder telefoontjes en berichten, en boekingen die ook binnenkomen als je het druk hebt of gesloten bent. Alle boekingen komen samen in één agenda, zodat je geen dubbele boekingen krijgt.

Wat is het verschil tussen online boeken en een afspraak maken?

Een afspraak is de overeenkomst over een tijdstip. Online boeken betekent dat de klant de afspraak zelf online maakt, in plaats van te bellen of een bericht te sturen. Een online boekingssysteem is de software die dat mogelijk maakt. Meer begrippen vind je in de woordenlijst.

Zo werkt een afspraak online boeken

1. De klant opent de boekingslink via je website, Instagram-bio, Facebook of Google.
2. De klant kiest een dienst en ziet alleen tijden waarop de hele behandeling past.
3. De klant vult naam en contactgegevens in en betaalt als jij dat vraagt.
4. De boeking verschijnt in je agenda en de klant ontvangt een bevestiging per e-mail.
5. Vóór de afspraak wordt automatisch een herinnering verstuurd.

Test de boeking zelf op je telefoon voordat je de link deelt. Controleer of diensten, duur, prijzen en de tekst van de bevestiging kloppen.

Wat moet een online boekingssysteem kunnen?

• Beschikbare tijden in realtime, zodat twee klanten nooit dezelfde afspraak krijgen
• Pauze tussen afspraken, zodat je tijd hebt om alles klaar te zetten
• Kaartbetaling en aanbetaling per dienst, met duidelijke voorwaarden voordat de klant bevestigt
• Herinneringen per e-mail en bij voorkeur ook per sms
• Boekingslink die je overal kunt delen, ook zonder eigen website
• Verwerkersovereenkomst en opslag van gegevens in de EU/EER

Controleer altijd welke functies bij het abonnement zitten dat je overweegt. Sms en lagere kaartkosten kosten vaak extra.

Wat kost een online boekingssysteem?

De prijs bestaat meestal uit een maandbedrag en een vergoeding per kaartbetaling. Bij Klarte kost Free 0 NOK per maand met 3 % + de kaartkosten van Stripe per kaartbetaling. Starter kost 399 NOK, Growth 799 NOK en Pro 1.499 NOK per maand, met lagere kosten naarmate het abonnement hoger is. Welk abonnement het voordeligst is, hangt af van hoeveel je via het systeem aan betalingen ontvangt. Lees hoe je berekent wat een gratis boekingssysteem echt kost.

Betaling en aanbetaling bij het maken van een afspraak

Sommige bedrijven vragen het volledige bedrag bij het boeken, andere een vaste aanbetaling, en sommige laten ter plekke betalen. Een aanbetaling past het best waar een no-show veel kost, bijvoorbeeld bij lange behandelingen. Vermeld altijd het bedrag, de terugbetalingsregels en de annuleringstermijn voordat de klant bevestigt. Lees meer over aanbetaling bij het maken van een afspraak.

Zo ga je aan de slag

Voer je diensten in met duur en prijs, stel je openingstijden en eventuele pauze in en kies welke diensten betaling vereisen. Deel daarna je boekingslink waar je klanten al zijn. Bekijk voorbeelden van de inrichting voor tatoeëerders, nagelsalons, masseurs en andere branches, of probeer Klarte gratis.