Aanbetaling bij afspraken: regels, betaling, herinneringen

Een klant die niet op de afgesproken tijd komt, kan gemiste inkomsten betekenen en een leeg tijdslot dat moeilijk opnieuw te vullen is. Voor kappers, behandelaars, tatoeëerders en anderen die diensten op afspraak verkopen, kan een aanbetaling een manier zijn om de afspraak duidelijker te maken. Zie het in combinatie met goede boekingsroutines, duidelijke voorwaarden en herinneringen – niet als een garantie tegen no-shows.

Wat betekent een aanbetaling bij het boeken van afspraken?

Een aanbetaling is een bedrag dat de klant betaalt op het moment van boeken. In je voorwaarden leg je uit wat er met het bedrag gebeurt als de klant komt, de afspraak wijzigt of annuleert.

Een aanbetaling past niet per se bij elke dienst of klant. Denk onder andere na over hoe lang de afspraak duurt, of je vooraf iets moet voorbereiden en wat een late annulering voor je bedrijf betekent.

Bepaal je voorwaarden voordat je betaling vraagt

Voordat je boeken met aanbetaling aanbiedt, moet je duidelijk hebben:

• hoe hoog de aanbetaling is en of het een vast bedrag is
• hoe de klant de rest van de prijs betaalt
• wanneer de klant de afspraak kan wijzigen of annuleren
• wat er met de aanbetaling gebeurt bij annulering of een no-show
• waar de klant de voorwaarden vindt voordat de boeking wordt bevestigd

Schrijf de voorwaarden zo dat klanten ze begrijpen. Ze moeten zichtbaar zijn voordat de klant betaalt. Zoek ook uit welke regels gelden voor de diensten die je aanbiedt.

Herinneringen ondersteunen je boekingsroutines

Sommige klanten komen niet opdagen omdat ze de afspraak vergeten of niet op tijd laten weten dat ze niet kunnen. Een herinnering vóór de afspraak helpt de klant het tijdstip te onthouden en het door te geven als de plannen veranderen. Welke herinneringskanalen beschikbaar zijn, kan afhangen van de oplossing en het abonnement dat je gebruikt. Lees meer over herinneringen en andere boekingsfuncties.

Met een actuele boekingspagina en agenda toon je makkelijker beschikbare tijden en houd je overzicht over je afspraken. Met online boeken kan de klant zelf een afspraak maken, in plaats van telefonisch of per bericht naar beschikbaarheid te vragen.

Zo ga je aan de slag

Begin met het invoeren van de diensten, duur en openingstijden die klanten kunnen boeken. Bedenk daarna of een aanbetaling past bij sommige of al je diensten, en schrijf je betalings- en annuleringsvoorwaarden duidelijk op. Test de boeking zelf voordat je je boekingslink deelt.

Klarte brengt online boeken, agenda en betaling samen. Je kunt de aanbetaling instellen als vast bedrag of als percentage van de prijs, en je hoeft niet bij elke boeking een aanbetaling te vragen. Bekijk de functies van Klarte en de prijzen en betalingskosten, of probeer Klarte gratis.