Kunder som ikke møter opp: 8 tiltak mot no-show

Færre kunder uteblir når fire ting er på plass: en påminnelse dagen før, en enkel måte å flytte eller avbestille på, tydelige avbestillingsregler og depositum på de lengste timene. Ingen av tiltakene fjerner no-show helt, men sammen gjør de at de fleste som ikke kan komme, gir beskjed i tide, slik at du rekker å fylle timen.

En uteblivelse (no-show) er en booking der kunden verken møter eller avbestiller. For en frisør, tatovør eller massør er tiden ofte det eneste du selger, så en tom time kan ikke tas igjen senere. Under finner du tiltakene i den rekkefølgen de vanligvis gir mest effekt for minst innsats.

Regn ut hva uteblivelser koster deg med no-show-kalkulatoren.

1. Send påminnelse før timen

De fleste uteblivelser skyldes at kunden har glemt timen eller tatt feil av dagen. En automatisk påminnelse løser det uten at du må gjøre noe.

• Når: 24 timer før passer for de fleste. Til timer tidlig om morgenen kan kvelden før være bedre.
• Kanal: E-post fungerer, men SMS blir lest raskere. Mange bruker begge.
• Innhold: Tid, sted, hva timen gjelder og en lenke for å flytte eller avbestille.

Se ferdige tekster i maler for påminnelse før timen.

2. Gjør det lett å flytte eller avbestille

Kunder som må ringe eller sende melding for å avbestille, lar det ofte være. En lenke i bekreftelsen og påminnelsen der kunden selv kan flytte timen, gjør at du får beskjed i stedet for en tom stol. En avbestilling to dager før er noe du kan fylle. En uteblivelse er det ikke.

3. Skriv tydelige avbestillingsregler

Regler som står i bookingen før kunden bekrefter, er lettere å håndheve enn regler du forklarer i etterkant. Bestem tre ting:

1. Hvor lenge før timen kunden kan avbestille kostnadsfritt, for eksempel 24 eller 48 timer.
2. Hva som skjer ved sen avbestilling eller uteblivelse.
3. Om depositumet refunderes, trekkes fra prisen eller beholdes.

Bruk gjerne malen for avbestillingsregler som utgangspunkt.

4. Ta depositum på timene som koster mest

Depositum betyr at kunden har betalt en del av prisen før timen. Det gjør at timen blir tatt mer på alvor, og du slipper å kreve inn penger etterpå hvis kunden ikke kommer. Det lønner seg mest der en uteblivelse er dyrest:

Les mer i depositum ved timebestilling og Vipps eller kort for depositum.

5. Bekreft bookingen med en gang

En bekreftelse på e-post rett etter bookingen, med dato, tid og adresse, gjør at kunden kan legge timen i kalenderen sin med én gang. Mange uteblivelser handler om at kunden aldri fikk timen inn i sin egen kalender.

6. Hold avstanden mellom booking og time kort

Jo lenger det er til timen, jo større er sjansen for at noe kommer i veien. Det betyr ikke at du skal stenge for bookinger langt frem, men at påminnelser og depositum blir viktigere for timer som er booket mange uker i forveien.

7. Ha en venteliste eller en plan for ledige timer

Når noen avbestiller, hjelper det å kunne nå andre raskt. En enkel løsning er å legge ut «ledig time i dag» i Instagram-stories med bookinglenken, slik at den som vil ha timen kan booke den selv.

8. Følg med på hvem som uteblir

Noen få kunder står ofte for mange av uteblivelsene. Noter det, og krev depositum av kunder som har uteblitt før. Det er rettferdig overfor de som møter, og du slipper å stenge alle ute for noen fås skyld.

Regn ut hva uteblivelser koster deg

En enkel utregning: antall timer per uke × pris per time × andel som uteblir. Med 25 timer i uka, 800 kr per time og 5 % uteblivelser taper du rundt 1 000 kr hver uke, eller om lag 50 000 kr i året. Tallene er bare et eksempel; bruk dine egne.

Slik gjør du det i Klarte

I Klarte booker kunden selv via en lenke og får bekreftelse og påminnelse automatisk. E-postpåminnelser er med på alle planer, og SMS kan legges til fra Starter. Du setter depositum per tjeneste, velger avbestillingsfrist, og kunden får en lenke for å endre eller avbestille selv. Se funksjonene og prisene.