Avbestillingsregler mal: gratis eksempel for salong og klinikk

Gode avbestillingsregler sier tre ting kort og tydelig: hvor lenge før timen kunden kan avbestille gratis, hva som skjer ved sen avbestilling eller uteblivelse, og hva som skjer med et eventuelt depositum. Under finner du en mal du kan kopiere og tilpasse, og en forklaring på hvert punkt.

Reglene bør stå på bookingsiden og i bekreftelsen, slik at kunden har sett dem før timen er bekreftet. Regler som først kommer frem etter at noe har gått galt, er vanskelige å håndheve og skaper ofte dårlig stemning.

Mal for avbestillingsregler

Kopier teksten og bytt ut det som står i klammer:

Endring og avbestilling Du kan endre eller avbestille timen gratis frem til [24] timer før timen starter. Bruk lenken i bekreftelsen eller påminnelsen.

Sen avbestilling og uteblivelse Ved avbestilling senere enn [24] timer før, eller hvis du ikke møter, beholder vi depositumet på [beløp] kr. [Har timen ikke depositum, belaster vi [50] % av prisen.]

Forsinkelse Kommer du mer enn [15] minutter for sent, kan vi måtte korte ned behandlingen eller flytte timen. Prisen er den samme.

Hvis vi må avlyse Må vi avlyse, får du beskjed så tidlig som mulig og full refusjon av depositumet, eller en ny time hvis du ønsker det.

Hold teksten kort. Kunden skal kunne lese den på mobilen på noen sekunder.

Vil du lage reglene på et minutt? Bruk generatoren for avbestillingsregler.

Hvilken frist bør du velge?

Velg en frist som gir deg realistisk tid til å fylle timen. Er det vanskelig å fylle timer på kort varsel, bør fristen være lengre.

Depositum, prosent eller ingenting?

Det er enklest å håndheve reglene når kunden allerede har betalt et depositum ved booking. Da trenger du ikke kreve inn noe etterpå. Uten depositum må du sende krav i etterkant, og mange kunder betaler ikke.

En vanlig løsning er depositum på lange og dyre timer, og bare påminnelse og avbestillingsregler på korte timer. Les mer i depositum ved timebestilling.

Skriv reglene der kunden ser dem

• På bookingsiden, før kunden bekrefter.
• I bekreftelsen på e-post.
• I påminnelsen før timen, gjerne med lenke for å endre eller avbestille.
• Eventuelt på et skilt ved disken, for kunder som booker ved disken.

Vær rimelig når det skjer noe uforutsett

Sykdom eller akutte hendelser skjer. Mange velger å la kunden flytte timen i stedet for å miste depositumet første gang. Det gir lojale kunder og færre klager, mens reglene fortsatt beskytter deg mot dem som gjentatte ganger uteblir.

Slik gjør du det i Klarte

I Klarte velger du avbestillingsfrist og depositum per tjeneste. Kunden ser vilkårene før bookingen bekreftes og får en lenke for å endre eller avbestille selv. Avbestiller kunden etter fristen, blir bookingen merket som sen avbestilling, og depositumet eller gebyret for sen avbestilling holdes tilbake etter reglene dine, mens resten refunderes automatisk. Gebyret velger du selv, som en prosent av prisen eller et fast beløp, og kunden ser det før bookingen bekreftes. Velger du fristen «Umiddelbart», blir depositumet stående til du selv refunderer. Se hvordan det virker og mer om no-show.

Dette er en praktisk mal, ikke juridisk rådgivning. Er du usikker på hva som gjelder for din virksomhet, kan du sjekke med Forbrukerrådet eller en advokat.