Annuleringsvoorwaarden voorbeeld: gratis tekst voor salon en praktijk

Goede annuleringsvoorwaarden zeggen drie dingen kort en duidelijk: tot hoe lang voor de afspraak de klant gratis kan annuleren, wat er gebeurt bij een late annulering of no-show, en wat er met een eventuele aanbetaling gebeurt. Hieronder vind je een voorbeeldtekst die je kunt kopiëren en aanpassen, met uitleg bij elk onderdeel.

De voorwaarden horen op je boekingspagina en in de bevestiging te staan, zodat de klant ze gezien heeft voordat de afspraak bevestigd is. Regels die pas opduiken als er iets misgaat, zijn moeilijk te handhaven en zorgen vaak voor gedoe.

Voorbeeld annuleringsvoorwaarden

Kopieer de tekst en vervang wat tussen haken staat:

Wijzigen en annuleren Je kunt je afspraak kosteloos wijzigen of annuleren tot [24] uur voor aanvang. Gebruik de link in je bevestiging of herinnering.

Late annulering en niet verschijnen Annuleer je later dan [24] uur van tevoren, of kom je niet, dan houden we de aanbetaling van € [bedrag] in. [Heeft de afspraak geen aanbetaling, dan rekenen we [50] % van de prijs.]

Te laat Ben je meer dan [15] minuten te laat, dan moeten we de behandeling mogelijk inkorten of de afspraak verzetten. De prijs blijft gelijk.

Als wij moeten annuleren Moeten wij annuleren, dan laten we het zo vroeg mogelijk weten en krijg je je aanbetaling volledig terug, of een nieuwe afspraak als je dat liever hebt.

Houd de tekst kort. De klant moet hem in een paar seconden op de telefoon kunnen lezen.

Wil je je voorwaarden in een minuut? Gebruik de annuleringsvoorwaarden generator.

Welke termijn kies je?

Kies een termijn die je een realistische kans geeft de plek op te vullen. Zijn plekken op korte termijn moeilijk te vullen, kies dan een langere termijn.

Aanbetaling, percentage of niets?

De regels zijn het makkelijkst te handhaven als de klant al een aanbetaling heeft gedaan bij het boeken. Dan hoef je achteraf niets te innen. Zonder aanbetaling moet je later een rekening sturen, en veel klanten betalen die niet.

Een gebruikelijke aanpak is een aanbetaling bij lange en dure afspraken, en alleen een herinnering en annuleringsregels bij korte afspraken. Lees meer over aanbetalingen bij afspraken.

Waar zet je de annuleringsvoorwaarden?

• Op de boekingspagina, voordat de klant bevestigt.
• In de bevestiging per e-mail.
• In de herinnering vóór de afspraak, liefst met een link om te wijzigen of te annuleren.
• Eventueel op een bordje bij de balie, voor klanten die ter plekke boeken.

Hoe streng moet je zijn?

Ziekte en noodgevallen gebeuren. Veel zaken laten de klant de eerste keer de afspraak verzetten in plaats van de aanbetaling te verliezen. Dat levert trouwe klanten en minder klachten op, terwijl de regels je blijven beschermen tegen klanten die herhaaldelijk niet komen.

Hoe doe je dit in Klarte?

In Klarte kies je per dienst de annuleringstermijn en aanbetaling. De klant ziet de voorwaarden voordat de boeking bevestigd is en krijgt een link om zelf te wijzigen of te annuleren. Annuleert de klant na de termijn, dan wordt de boeking gemarkeerd als late annulering en worden de aanbetaling of de vergoeding voor late annulering ingehouden volgens jouw regels, terwijl de rest automatisch wordt terugbetaald. De vergoeding kies je zelf, als percentage van de prijs of als vast bedrag, en de klant ziet die voordat de boeking bevestigd is. Bekijk de functies en hoe je no-shows voorkomt.

Dit is een praktisch voorbeeld, geen juridisch advies. Twijfel je over wat voor jouw zaak geldt, kijk dan op ACM ConsuWijzer of vraag een jurist.