No-shows voorkomen: 8 maatregelen die werken

Je krijgt minder no-shows als vier dingen geregeld zijn: een herinnering de dag ervoor, een makkelijke manier om te verzetten of te annuleren, duidelijke annuleringsregels en een aanbetaling bij de langste afspraken. Geen van deze maatregelen haalt no-shows helemaal weg, maar samen zorgen ze ervoor dat de meeste klanten die niet kunnen komen het op tijd laten weten, zodat je de plek kunt opvullen.

Een no-show is een boeking waarbij de klant niet komt en ook niet annuleert. Voor een kapper, tatoeëerder of masseur is tijd vaak het enige wat je verkoopt, dus een lege plek haal je later niet meer in. Hieronder staan de maatregelen in de volgorde die meestal het meeste effect geeft voor de minste moeite.

Bereken wat no-shows je kosten met de no-show calculator.

1. Stuur een herinnering vóór de afspraak

De meeste no-shows komen doordat de klant de afspraak vergeten is of zich in de dag vergist. Een automatische herinnering lost dat op zonder dat jij iets hoeft te doen.

• Wanneer: 24 uur van tevoren past bij de meeste afspraken. Voor vroege ochtendafspraken kan de avond ervoor beter zijn.
• Kanaal: E-mail werkt, maar een sms wordt sneller gelezen. Veel zaken gebruiken beide.
• Inhoud: Tijd, plaats, waar de afspraak voor is en een link om te verzetten of te annuleren.

Bekijk kant-en-klare teksten in voorbeelden van afspraakherinneringen.

2. Maak verzetten of annuleren makkelijk

Klanten die moeten bellen of appen om af te zeggen, laten het vaak gewoon zitten. Een link in de bevestiging en herinnering waarmee de klant zelf de afspraak kan verzetten, zorgt dat je bericht krijgt in plaats van een lege stoel. Een annulering twee dagen van tevoren kun je opvullen. Een no-show niet.

3. Schrijf duidelijke annuleringsregels

Regels die de klant ziet voordat de boeking bevestigd wordt, zijn makkelijker te handhaven dan regels die je achteraf uitlegt. Bepaal drie dingen:

1. Tot hoe lang voor de afspraak de klant gratis kan annuleren, bijvoorbeeld 24 of 48 uur.
2. Wat er gebeurt bij een late annulering of no-show.
3. Of de aanbetaling wordt terugbetaald, verrekend met de prijs of ingehouden.

Gebruik het voorbeeld van annuleringsvoorwaarden als startpunt.

4. Vraag een aanbetaling bij de duurste afspraken

Een aanbetaling betekent dat de klant al een deel van de prijs heeft betaald. De afspraak wordt serieuzer genomen, en je hoeft achteraf geen geld te innen als de klant niet komt. Het loont het meest waar een no-show het duurst is:

Lees meer over aanbetalingen bij afspraken.

5. Bevestig de boeking direct

Een bevestiging per e-mail direct na het boeken, met datum, tijd en adres, laat de klant de afspraak meteen in de eigen agenda zetten. Veel no-shows ontstaan doordat de afspraak nooit in de agenda van de klant terechtkwam.

6. Houd de tijd tussen boeking en afspraak kort

Hoe verder weg de afspraak, hoe groter de kans dat er iets tussenkomt. Je hoeft niet te stoppen met boekingen ver vooruit, maar herinneringen en aanbetalingen worden belangrijker voor afspraken die weken van tevoren geboekt zijn.

7. Heb een plan voor vrije plekken

Als iemand annuleert, helpt het om snel anderen te bereiken. Een simpele manier is "vandaag nog een plek vrij" in je Instagram-stories te zetten met je boekingslink, zodat wie de plek wil die zelf kan boeken.

8. Houd bij wie niet komt opdagen

Een paar klanten zijn vaak verantwoordelijk voor veel no-shows. Noteer het, en vraag een aanbetaling van klanten die eerder niet kwamen opdagen. Dat is eerlijk tegenover de klanten die wel komen, en je hoeft niet iedereen te straffen voor een paar.

Wat kosten no-shows je?

Een eenvoudige berekening: afspraken per week × prijs per afspraak × percentage no-shows. Met 25 afspraken per week, € 60 per afspraak en 5 % no-shows verlies je ongeveer € 75 per week, of zo'n € 3.750 per jaar. De cijfers zijn alleen een voorbeeld; gebruik je eigen cijfers.

Hoe doe je dit in Klarte?

In Klarte boekt de klant zelf via een link en krijgt automatisch een bevestiging en herinnering. E-mailherinneringen zitten in elk abonnement, en sms kan vanaf Starter worden toegevoegd. Je stelt per dienst een aanbetaling in, kiest een annuleringstermijn en een vergoeding voor late annulering, en de klant krijgt een link om zelf te wijzigen of te annuleren. Bekijk de functies en prijzen.