Afspraakherinnering per sms: voorbeeldtekst om te kopiëren
Voorbeelden van afspraakherinneringen per sms en e-mail, wanneer je ze stuurt en wat erin moet staan voor minder no-shows. Klaar om te kopiëren.
Bijgewerkt
Een goede afspraakherinnering wordt ongeveer 24 uur van tevoren verstuurd, is kort en bevat de datum, tijd, plaats, waar de afspraak voor is en een link om te verzetten of te annuleren. Dat is genoeg om de klant de afspraak te laten onthouden, en om wie niet kan komen het op tijd te laten melden.
Wanneer stuur je de herinnering?
| Situatie | Aanbevolen moment |
|---|---|
| Gewone afspraken overdag | 24 uur van tevoren |
| Vroege ochtendafspraken | De avond ervoor, rond 18.00 uur |
| Lange afspraken met aanbetaling | 48 uur van tevoren, liefst ook de dag ervoor |
| Afspraken op dezelfde dag geboekt | Geen herinnering, de bevestiging is genoeg |
Kies een moment waarop de klant nog binnen je termijn kan annuleren. Heb je een termijn van 24 uur, dan moet de herinnering vóór het verlopen van de termijn aankomen, niet erna.
Sms of e-mail?
Een sms wordt meestal sneller gelezen en past goed bij korte herinneringen. Een e-mail heeft ruimte voor meer, zoals adres, parkeren en wat de klant moet meenemen. Veel zaken gebruiken e-mail voor de bevestiging en sms voor de herinnering.
Voorbeelden van sms-herinneringen
Houd de sms onder de 160 tekens als het kan, zodat hij als één bericht wordt verstuurd.
Hoi {naam}! Herinnering: {dienst} morgen {datum} om {tijd} bij {bedrijf}. Wijzigen of annuleren: {link}
Hoi {naam}, tot {dag} om {tijd} voor {dienst}. Lukt het niet? Laat het weten vóór {termijn}: {link}
{bedrijf}: Je afspraak is op {datum} om {tijd}. Adres: {adres}. Wijzigen: {link}
Voorbeeld van een herinnering per e-mail
Onderwerp: Herinnering: {dienst} op {datum} om {tijd}
Hoi {naam},
Dit is een herinnering aan je afspraak bij {bedrijf}.
Wanneer: {datum} om {tijd} Wat: {dienst} ({duur}) Waar: {adres}
Moet je wijzigen of annuleren? Dat kan hier tot {termijn}: {link}
Tot dan!
Wat moet je vermijden?
- Lange berichten. Het belangrijkste hoort in de eerste regel.
- Een herinnering zonder link. De klant moet de afspraak zelf kunnen verzetten zonder te bellen.
- Reclame in de herinnering. Een herinnering aan een afspraak die de klant zelf heeft gemaakt, hoort bij de dienst. Aanbiedingen en nieuwsbrieven per sms of e-mail vereisen in de regel toestemming volgens de Telecommunicatiewet, dus houd die erbuiten.
- Te veel herinneringen. Eén, of twee bij lange afspraken, is genoeg.
Hoe doe je dit in Klarte?
In Klarte worden de bevestiging en herinnering automatisch verstuurd met een link om te wijzigen of te annuleren. E-mailherinneringen zitten in elk abonnement. Sms-herinneringen koop je als tegoed bij Starter, en Growth en Pro hebben elke maand sms inbegrepen. Bekijk de prijzen en meer manieren om no-shows te voorkomen.
Vragen en antwoorden
Hoe lang van tevoren stuur ik een afspraakherinnering?
Ongeveer 24 uur van tevoren past bij de meeste afspraken. Voor vroege ochtendafspraken kan de avond ervoor beter zijn.
Wat moet er in een afspraakherinnering staan?
De datum, tijd, plaats, waar de afspraak voor is en een link waarmee de klant zelf kan verzetten of annuleren.
Heb ik toestemming nodig om een herinnering per sms te sturen?
Een herinnering aan een afspraak die de klant zelf heeft gemaakt, geldt als onderdeel van de dienst. Marketing zoals aanbiedingen en nieuwsbrieven vereist in de regel toestemming, dus houd dat uit de herinnering.
Is sms of e-mail beter voor herinneringen?
Een sms wordt meestal sneller gelezen. Een e-mail heeft ruimte voor meer informatie. Veel zaken gebruiken e-mail voor de bevestiging en sms voor de herinnering.