Afbestillingsregler skabelon: gratis eksempel til salon og klinik

Gode afbestillingsregler siger tre ting kort og tydeligt: hvor længe før tiden kunden kan afbestille gratis, hvad der sker ved sen afbestilling eller udeblivelse, og hvad der sker med et eventuelt depositum. Nedenfor finder du en skabelon, du kan kopiere og tilpasse, med en forklaring på hvert punkt.

Reglerne bør stå på bookingsiden og i bekræftelsen, så kunden har set dem, før tiden er bekræftet. Regler, der først kommer frem, når noget er gået galt, er svære at håndhæve og skaber ofte dårlig stemning.

Skabelon til afbestillingsregler

Kopiér teksten, og udskift det, der står i klammer:

Ændring og afbestilling Du kan ændre eller afbestille din tid gratis indtil [24] timer før, den starter. Brug linket i bekræftelsen eller påmindelsen.

Sen afbestilling og udeblivelse Ved afbestilling senere end [24] timer før, eller hvis du ikke møder op, beholder vi depositummet på [beløb] kr. [Har tiden ikke depositum, opkræver vi [50] % af prisen.]

Forsinkelse Kommer du mere end [15] minutter for sent, kan vi blive nødt til at forkorte behandlingen eller flytte tiden. Prisen er den samme.

Hvis vi må aflyse Må vi aflyse, får du besked så tidligt som muligt og fuld refusion af depositummet eller en ny tid, hvis du foretrækker det.

Hold teksten kort. Kunden skal kunne læse den på mobilen på få sekunder.

Vil du lave reglerne på et minut? Brug generatoren til afbestillingsregler.

Hvilken frist bør du vælge?

Vælg en frist, der giver dig realistisk tid til at fylde tiden. Er det svært at fylde tider med kort varsel, bør fristen være længere.

Depositum, procent eller ingenting?

Reglerne er nemmest at håndhæve, når kunden allerede har betalt depositum ved booking. Så behøver du ikke kræve noget ind bagefter. Uden depositum må du sende en regning bagefter, og mange kunder betaler ikke.

En almindelig løsning er depositum på lange og dyre tider og kun påmindelse og afbestillingsregler på korte tider. Læs mere om depositum ved booking.

Hvor skal afbestillingsreglerne stå?

• På bookingsiden, før kunden bekræfter.
• I bekræftelsen på e-mail.
• I påmindelsen før tiden, gerne med link til at ændre eller afbestille.
• Eventuelt på et skilt ved disken, for kunder der booker i salonen.

Hvor strikse bør du være?

Sygdom og akutte hændelser sker. Mange vælger at lade kunden flytte tiden i stedet for at miste depositummet første gang. Det giver loyale kunder og færre klager, mens reglerne stadig beskytter dig mod dem, der gentagne gange udebliver.

Hvordan gør du det i Klarte?

I Klarte vælger du afbestillingsfrist og depositum pr. ydelse. Kunden ser betingelserne, før bookingen bekræftes, og får et link til selv at ændre eller afbestille. Afbestiller kunden efter fristen, markeres bookingen som sen afbestilling, og depositummet eller gebyret for sen afbestilling beholdes efter dine regler, mens resten refunderes automatisk. Gebyret vælger du selv, som en procentdel af prisen eller et fast beløb, og kunden ser det, før bookingen bekræftes. Se funktionerne og hvordan du får færre udeblivelser.

Dette er en praktisk skabelon, ikke juridisk rådgivning. Er du i tvivl om, hvad der gælder for din virksomhed, kan du tjekke Forbrugerombudsmandens vejledninger eller spørge en advokat.