Ordliste: booking, timebestilling og personvern

Et bookingsystem er programvare som lar kunder bestille en tid hos en bedrift selv, uten å ringe eller sende melding. Systemet viser bare ledige tider, hindrer dobbeltbooking, sender bekreftelse og påminnelse og kan ta betaling. Mange bookingsystemer, som Klarte, har en gratis plan.

Se hvordan Klarte fungerer

Nettbooking betyr at kunden bestiller time via en nettside eller en lenke, når som helst på døgnet. Kunden velger tjeneste, ser ledige tider og bekrefter med navn og kontaktinformasjon. Nettbooking reduserer telefoner og meldinger og gir færre feil enn manuell timebok.

Les: Slik fungerer online booking

Timebestilling er prosessen der en kunde reserverer et bestemt tidspunkt hos en tjenesteyter, for eksempel frisør, massør eller rådgiver. Et timebestillingssystem automatiserer prosessen: kunden velger tid selv, og bedriften får bookingen rett i kalenderen.

En bookinglenke er en egen nettadresse der kundene booker time hos deg. Lenken kan legges i Instagram-bio, på Facebook, i Google-profilen, i e-postsignaturen eller på nettsiden. Bedriften trenger ikke egen nettside for å ta imot bookinger.

Et depositum er et beløp kunden betaler når timen bookes, som sikkerhet for at kunden møter. Ved uteblivelse kan bedriften beholde depositumet etter reglene den har opplyst om. I Klarte er depositumet et fast beløp per tjeneste, ikke en prosent av prisen.

Les: Bookingsystem med depositum

En uteblivelse, på engelsk no-show, er når en kunde har booket en time og verken møter eller avbestiller. Den tomme timen kan sjelden fylles på kort varsel. Depositum, tydelige avbestillingsregler og automatiske påminnelser er de vanligste tiltakene mot uteblivelser.

Les: Slik stopper du uteblivelser

Avbestillingsfristen er hvor sent kunden kan avbestille og fortsatt få refundert det som er betalt, for eksempel 24 timer før timen. Fristen må være kjent for kunden før booking. I Klarte velger bedriften fristen selv.

En påminnelse er en automatisk melding som sendes til kunden før timen, med tidspunkt og lenke for å endre eller avbestille. E-postpåminnelser er gratis å sende; SMS koster per melding, men leses av flere. Påminnelser reduserer glemte timer.

Pause eller buffertid er tid som automatisk legges inn etter en booking, slik at neste kunde ikke kan booke rett etter. Den brukes til rydding, desinfisering, skifte eller forflytning. Bookingsystemet viser da neste ledige tid først etter pausen.

Dobbeltbooking er når to kunder får samme tid. Det skjer oftest med manuelle timebøker eller når flere kanaler tar imot bookinger uten felles kalender. Et bookingsystem hindrer dobbeltbooking ved å sperre tider som overlapper en eksisterende booking.

Transaksjonsgebyr er prisen bedriften betaler per kortbetaling, vanligvis en prosent av beløpet pluss et fast beløp. I Klarte er Klartes eget gebyr fra 3 % på gratisplanen til 0,5 % på Pro, uten fast beløp. I tillegg tar Stripe sitt kortgebyr direkte, etter Stripes pris for landet ditt. Gebyret avgjør ofte hva et «gratis» bookingsystem egentlig koster.

Les: Hva koster et gratis bookingsystem?

Behandlingsansvarlig er den som bestemmer formålet med og midlene for behandlingen av personopplysninger (GDPR artikkel 4 nr. 7). Når en salong bruker et bookingsystem, er salongen behandlingsansvarlig for kundenes opplysninger, og må blant annet informere kundene og svare på innsynskrav.

Les: Ansvar som behandlingsansvarlig

En databehandler behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige og etter dennes instrukser (GDPR artikkel 4 nr. 8). Leverandøren av et bookingsystem er normalt databehandler. Forskjellen på behandlingsansvarlig og databehandler er altså hvem som bestemmer, og hvem som utfører.

En databehandleravtale er avtalen GDPR artikkel 28 krever mellom behandlingsansvarlig og databehandler. Den beskriver hvilke opplysninger som behandles, til hvilket formål, hvordan de sikres og hvilke underleverandører som brukes. Bedrifter som bruker et bookingsystem trenger en slik avtale med leverandøren.

Les Klartes databehandleravtale

Et innsynskrav er når en person ber en virksomhet om å få se hvilke personopplysninger den har om personen (GDPR artikkel 15). Kravet skal som hovedregel besvares innen én måned. For bookinger er det bedriften, som behandlingsansvarlig, som skal svare.

Les: Slik svarer du på innsynskrav

En sporingslenke er en egen variant av bookinglenken for hver kanal, for eksempel Instagram-bio eller en Google-annonse. Når kunden booker via lenken, ser bedriften hvilken kanal som ga bookingen og hvor mye den omsatte for. I Klarte er sporingslenker med på Pro.

Kapasitet er hvor mange bookinger bedriften kan ta på samme tid eller samme dag. En frisør med én stol har kapasitet én, mens et kurs kan ha flere plasser. Bookingsystemet bruker kapasiteten til å avgjøre hvilke tider som vises som ledige.