Digitale afsprakenagenda: van papier naar online boeken
Zo stap je over van een papieren afsprakenboek, telefoon en WhatsApp naar een digitale agenda waarin klanten zelf boeken. Wat je nodig hebt, hoe je overstapt en wat het kost.
Een digitale afsprakenagenda is een agenda op je telefoon of computer waarin klanten zelf vrije tijden kunnen boeken, en waarin je meldingen, herinneringen en overzicht krijgt in plaats van alles met de hand te noteren. Overstappen kost meestal één avond: voeg je diensten en openingstijden toe, zet de afspraken die al gepland staan over en deel je boekingslink.
Waarom overstappen van papier?
Een papieren afsprakenboek werkt zolang je achter de balie staat. De problemen beginnen als je met een klant bezig bent en de telefoon gaat, als iemand om 22.00 uur appt, of als het boek in de salon ligt en jij thuis bent.
| Papier en berichten | Digitale afsprakenagenda |
|---|---|
| Klant moet bellen of appen | Klant boekt zelf, ook 's avonds |
| Je moet tussen klanten door reageren | De boeking komt direct in de agenda |
| Herinneringen gaan met de hand, of helemaal niet | Herinneringen gaan automatisch |
| Makkelijk dubbel geboekt | Overlappende tijden kunnen niet geboekt worden |
| Het boek ligt op één plek | De agenda staat op je telefoon |
Hoe stap je over?
- Voeg je diensten toe met duur en prijs. Begin met de diensten die je het meest verkoopt.
- Stel je openingstijden in en eventuele pauzes tussen klanten.
- Zet toekomstige afspraken over van papier, zodat de vrije tijden kloppen.
- Test als klant vanaf je telefoon voordat je de link deelt.
- Deel de link op Instagram, Facebook, in je Google-bedrijfsprofiel en in berichten aan vaste klanten.
- Geef het een paar weken. Vaste klanten die gewend zijn te bellen, stappen geleidelijk over als ze zien hoe makkelijk het is.
En klanten die liever bellen?
Je kunt nog steeds telefonisch afspraken aannemen en ze zelf invoeren. Het voordeel is dat alle afspraken op één plek staan, hoe ze ook binnenkwamen.
Synchroniseert het met de agenda die je al gebruikt?
Veel mensen willen werkafspraken in dezelfde agenda zien als de rest van hun leven. Controleer of de afsprakenagenda synchroniseert met Google Agenda, Apple Agenda of Outlook, zodat nieuwe, verzette en geannuleerde afspraken automatisch verschijnen.
Wat kost een digitale afsprakenagenda?
De prijzen lopen van gratis tot tientallen euro's per medewerker per maand. Kijk naar de totaalprijs: maandprijs, prijs per medewerker, sms en de kosten als klanten met de kaart betalen. Lees hoe je de echte kosten van een gratis boekingssysteem berekent.
Hoe doe je dit in Klarte?
Klarte is een digitale afsprakenagenda waarin klanten zelf boeken via een link. Je kunt handmatig afspraken toevoegen voor klanten die bellen, boekingen synchroniseren met Google Agenda, Apple Agenda of Outlook, en automatisch herinneringen sturen. Het Free-abonnement kost 0 NOK per maand. Begin gratis.
Vragen en antwoorden
Wat is een digitale afsprakenagenda?
Een agenda op je telefoon of computer voor afspraken, waarin klanten vaak zelf vrije tijden kunnen boeken en jij automatisch herinneringen en overzicht krijgt.
Kan ik met een digitale agenda nog telefonisch afspraken aannemen?
Ja. Je voert ze zelf in, zodat alle afspraken op één plek staan, hoe ze ook binnenkwamen.
Kan de digitale afsprakenagenda in Google Agenda verschijnen?
Veel systemen synchroniseren met Google Agenda, Apple Agenda of Outlook. In Klarte maak je een agendalink die je boekingen daar actueel houdt.
Hoe lang duurt het om van papier over te stappen?
Meestal één avond: voeg diensten en openingstijden toe, zet toekomstige afspraken over en deel je boekingslink.