Gratis boekingssysteem: bereken wat het kost

Wie zoekt naar een gratis, goedkoop of eenvoudig boekingssysteem, wil eigenlijk hetzelfde: snel beginnen zonder je te binden en zonder verrassingen. Maar “gratis” betekent zelden dat er niets kost. Dit is waar je op moet letten voordat je kiest.

Wat “gratis” echt omvat

Een gratis boekingssysteem heeft meestal geen maandprijs, maar de kosten kunnen ergens anders zitten. Vraag naar deze vier dingen:

• wat er beperkt is in het gratis abonnement, bijvoorbeeld gebruikers, formulieren of herinneringen
• wat het kost als een klant met kaart betaalt
• of je een betaalkaart moet opgeven om te starten
• of je later kunt overstappen naar een groter abonnement zonder opnieuw te beginnen

Klarte heeft een gratis abonnement dat je kunt uitproberen, en kaartbetalingen en aanbetalingen kun je in alle abonnementen gebruiken. Wat er op dit moment precies is inbegrepen, staat op de prijzenpagina.

De kosten per kaartbetaling

Wat meestal de totaalprijs bepaalt, zijn de kosten voor kaartbetalingen. Die bestaan vaak uit twee delen: een percentage en een vast bedrag per betaling. Het vaste bedrag weegt het zwaarst als de betalingen klein zijn, en aanbetalingen zijn vaak juist kleine bedragen. Reken daarom met een realistische aanbetaling, niet met de volledige prijs van de afspraak.

De kosten zijn maar één kant van het verhaal. Met een aanbetaling committeert de klant zich, dus er zijn minder no-shows, en afspraken die anders leeg waren gebleven, worden toch betaald.

Wanneer loont een betaald abonnement

Een duurder abonnement heeft vaak lagere kosten per kaartbetaling. Dan kun je de drempel zelf berekenen:

• neem het verschil in maandprijs tussen twee abonnementen
• deel dat door het verschil in kostenpercentage
• het antwoord is ongeveer hoeveel klanten per maand met kaart moeten betalen voordat het duurdere abonnement zichzelf terugverdient

De berekening gaat ervan uit dat het vaste bedrag per betaling in beide abonnementen gelijk is. Houd ook rekening met wat de kosten niet dekken: meer gebruikers, herinneringen en een eigen uitstraling op de boekingspagina. Werk je alleen en heb je weinig kaartbetalingen, dan is het gratis abonnement vaak genoeg.

Zo ga je aan de slag

Maak een gratis account aan, stel je diensten en regels in en deel je boekingslink. Bekijk de functies, check de actuele prijzen of vind antwoorden in het Helpcentrum. Je kunt upgraden wanneer het aantal boekingen groeit.