Avbokningsregler mall: gratis exempel för salong och klinik

Bra avbokningsregler säger tre saker kort och tydligt: hur länge före besöket kunden kan avboka gratis, vad som händer vid sen avbokning eller uteblivet besök och vad som händer med eventuell handpenning. Nedan finns en mall du kan kopiera och anpassa, med en förklaring av varje punkt.

Reglerna ska finnas på bokningssidan och i bekräftelsen, så att kunden har sett dem innan tiden bekräftas. Regler som dyker upp först när något har gått fel är svåra att hävda och skapar ofta dålig stämning.

Mall för avbokningsregler

Kopiera texten och byt ut det som står inom hakparentes:

Ändring och avbokning Du kan ändra eller avboka din tid kostnadsfritt fram till [24] timmar innan den börjar. Använd länken i bekräftelsen eller påminnelsen.

Sen avbokning och uteblivet besök Vid avbokning senare än [24] timmar före, eller om du inte kommer, behåller vi handpenningen på [belopp] kr. [Om tiden saknar handpenning debiterar vi [50] % av priset.]

Försening Kommer du mer än [15] minuter för sent kan vi behöva korta behandlingen eller flytta tiden. Priset är detsamma.

Om vi måste ställa in Om vi måste ställa in får du besked så tidigt som möjligt och full återbetalning av handpenningen, eller en ny tid om du hellre vill det.

Håll texten kort. Kunden ska kunna läsa den i mobilen på några sekunder.

Vill du skapa reglerna på en minut? Använd generatorn för avbokningsregler.

Vilken frist bör du välja?

Välj en frist som ger dig realistisk tid att fylla tiden. Är det svårt att fylla tider med kort varsel bör fristen vara längre.

Handpenning, procent eller inget?

Reglerna är lättast att hävda när kunden redan har betalat handpenning vid bokningen. Då behöver du inte kräva in något i efterhand. Utan handpenning måste du skicka en faktura efteråt, och många kunder betalar inte.

En vanlig lösning är handpenning på långa och dyra tider, och bara påminnelse och avbokningsregler på korta tider. Läs mer om handpenning vid bokning.

Var ska avbokningsreglerna stå?

• På bokningssidan, innan kunden bekräftar.
• I bekräftelsen på e-post.
• I påminnelsen före besöket, gärna med länk för att ändra eller avboka.
• Eventuellt på en skylt vid disken, för kunder som bokar på plats.

Hur strikt bör du vara?

Sjukdom och akuta händelser inträffar. Många låter kunden flytta tiden i stället för att förlora handpenningen första gången. Det ger lojala kunder och färre klagomål, samtidigt som reglerna skyddar dig mot dem som upprepade gånger uteblir.

Hur gör du detta i Klarte?

I Klarte väljer du avbokningsfrist och handpenning per tjänst. Kunden ser villkoren innan bokningen bekräftas och får en länk för att ändra eller avboka själv. Avbokar kunden efter fristen markeras bokningen som sen avbokning, och handpenningen eller avgiften för sen avbokning behålls enligt dina regler, medan resten återbetalas automatiskt. Avgiften väljer du själv, som en procentandel av priset eller ett fast belopp, och kunden ser den innan bokningen bekräftas. Se funktionerna och hur du minskar uteblivna besök.

Det här är en praktisk mall, inte juridisk rådgivning. Är du osäker på vad som gäller för din verksamhet kan du läsa mer hos Konsumentverket eller fråga en jurist.