No-Shows vermeiden: 8 Maßnahmen, die wirken

Sie haben weniger No-Shows, wenn vier Dinge stimmen: eine Erinnerung am Vortag, eine einfache Möglichkeit zum Verschieben oder Absagen, klare Stornoregeln und eine Anzahlung bei den längsten Terminen. Keine dieser Maßnahmen beseitigt No-Shows ganz, aber zusammen sorgen sie dafür, dass die meisten Kunden, die nicht kommen können, rechtzeitig Bescheid geben, sodass Sie den Termin neu vergeben können.

Ein No-Show ist eine Buchung, bei der der Kunde weder erscheint noch absagt. Für Friseure, Tätowierer oder Masseure ist Zeit oft das Einzige, was sie verkaufen, und ein leerer Termin lässt sich später nicht nachholen. Unten finden Sie die Maßnahmen in der Reihenfolge, die meist die größte Wirkung bei geringstem Aufwand bringt.

Berechnen Sie mit dem No-Show-Rechner, was ausgefallene Termine Sie kosten.

1. Senden Sie eine Erinnerung vor dem Termin

Die meisten No-Shows entstehen, weil der Kunde den Termin vergessen oder sich im Tag geirrt hat. Eine automatische Erinnerung löst das, ohne dass Sie etwas tun müssen.

• Wann: 24 Stunden vorher passt für die meisten Termine. Bei frühen Morgenterminen kann der Vorabend besser sein.
• Kanal: E-Mail funktioniert, SMS wird aber schneller gelesen. Viele nutzen beides.
• Inhalt: Uhrzeit, Ort, worum es geht und ein Link zum Verschieben oder Absagen.

Fertige Texte finden Sie in den Vorlagen für Terminerinnerungen.

2. Machen Sie Verschieben und Absagen einfach

Kunden, die zum Absagen anrufen oder schreiben müssen, lassen es oft einfach. Ein Link in Bestätigung und Erinnerung, über den der Kunde den Termin selbst verschieben kann, bringt Ihnen eine Nachricht statt eines leeren Stuhls. Eine Absage zwei Tage vorher können Sie füllen. Einen No-Show nicht.

3. Formulieren Sie klare Stornoregeln

Regeln, die der Kunde vor der Bestätigung sieht, lassen sich leichter durchsetzen als Regeln, die Sie im Nachhinein erklären. Legen Sie drei Dinge fest:

1. Bis wann vor dem Termin der Kunde kostenlos absagen kann, zum Beispiel 24 oder 48 Stunden.
2. Was bei kurzfristiger Absage oder Nichterscheinen passiert.
3. Ob die Anzahlung erstattet, mit dem Preis verrechnet oder einbehalten wird.

Nutzen Sie die Vorlage für Stornobedingungen als Ausgangspunkt.

4. Verlangen Sie eine Anzahlung bei den teuersten Terminen

Eine Anzahlung bedeutet, dass der Kunde bereits einen Teil des Preises bezahlt hat. Der Termin wird ernster genommen, und Sie müssen kein Geld nachträglich einfordern, wenn der Kunde nicht kommt. Am meisten lohnt es sich dort, wo ein No-Show am teuersten ist:

Mehr dazu unter Anzahlung bei Terminbuchung.

5. Bestätigen Sie die Buchung sofort

Eine E-Mail-Bestätigung direkt nach der Buchung mit Datum, Uhrzeit und Adresse lässt den Kunden den Termin sofort in den eigenen Kalender übernehmen. Viele No-Shows entstehen, weil der Termin nie im Kalender des Kunden gelandet ist.

6. Halten Sie den Abstand zwischen Buchung und Termin kurz

Je weiter der Termin entfernt ist, desto eher kommt etwas dazwischen. Sie müssen Buchungen weit im Voraus nicht sperren, aber Erinnerungen und Anzahlungen werden wichtiger, wenn Termine viele Wochen vorher gebucht werden.

7. Haben Sie einen Plan für freie Termine

Wenn jemand absagt, hilft es, andere schnell zu erreichen. Eine einfache Lösung ist, "heute noch ein Termin frei" in Ihren Instagram-Stories mit Ihrem Buchungslink zu posten, damit Interessierte den Termin selbst buchen können.

8. Behalten Sie im Blick, wer nicht erscheint

Wenige Kunden sind oft für viele No-Shows verantwortlich. Notieren Sie es und verlangen Sie von Kunden, die schon einmal nicht erschienen sind, eine Anzahlung. Das ist fair gegenüber denen, die kommen, und Sie müssen nicht alle wegen einiger weniger einschränken.

Was kosten No-Shows Sie?

Eine einfache Rechnung: Termine pro Woche × Preis pro Termin × Anteil der No-Shows. Bei 25 Terminen pro Woche, 60 € pro Termin und 5 % No-Shows verlieren Sie etwa 75 € pro Woche oder rund 3.750 € im Jahr. Die Zahlen sind nur ein Beispiel; nehmen Sie Ihre eigenen.

Wie setzen Sie das in Klarte um?

In Klarte bucht der Kunde selbst über einen Link und erhält automatisch Bestätigung und Erinnerung. E-Mail-Erinnerungen sind in allen Tarifen enthalten, SMS ist ab Starter möglich. Sie legen pro Leistung eine Anzahlung fest, wählen eine Stornofrist und eine Gebühr für kurzfristige Absagen, und der Kunde erhält einen Link, um selbst zu ändern oder abzusagen. Sehen Sie sich die Funktionen und Preise an.