Online afsprakensysteem kiezen: zo kies je het juiste
Zo kies je een online afsprakensysteem voor je bedrijf: welke functies je nodig hebt, hoe je de echte totaalprijs berekent en wanneer een aanbetaling loont.
Het juiste online afsprakensysteem voor je bedrijf laat klanten zelf online een afspraak maken, voorkomt dubbele boekingen, stuurt herinneringen en neemt een betaling of aanbetaling aan wanneer dat nodig is. Kies op basis van drie dingen: hoe je klanten nu boeken, welke functies je echt gebruikt en de totaalprijs inclusief kaartkosten, niet alleen de maandprijs.
Deze gids is bedoeld voor dienstverleners die met afspraken werken, zoals salons, praktijken, studio's en adviseurs. Elke zaak is anders, dus het juiste systeem is het systeem dat past bij hoe jij werkt.
Wat moet een afsprakensysteem kunnen?
Een online boekingssysteem geeft klanten een pagina waar ze vrije tijden zien en boeken zonder te bellen of te appen. Kijk naar een boekingspagina die goed werkt op de telefoon, de juiste beschikbaarheid toont en duidelijk laat zien welke dienst en tijd de klant kiest.
Controleer bij het vergelijken de functies die je echt gaat gebruiken:
- Online boeken: Kan de klant zelf een vrije tijd kiezen, ook 's avonds?
- Agenda: Kun je afspraken makkelijk bekijken en beheren, en synchroniseert de agenda met Google Agenda, Apple Agenda of Outlook?
- Betaling: Kan de klant betalen bij het boeken, en wat zijn de kosten?
- Aanbetaling: Kun je een deel van de prijs vooraf vragen, en worden de voorwaarden duidelijk getoond voordat de klant bevestigt?
- Herinneringen: Welke kanalen zijn er (e-mail, sms), en zitten ze in het abonnement?
- Talen: Kunnen klanten in hun eigen taal boeken?
Ga er niet van uit dat elke functie in elk abonnement zit. Bekijk de prijslijst van het abonnement dat je overweegt.
Hoe bereken je de echte kosten?
De maandprijs alleen zegt weinig over wat een afsprakensysteem kost. Kijk naar kosten per kaartbetaling, sms-kosten, prijs per medewerker en extra kosten voor functies die je nodig hebt.
Een voorbeeld: Klarte Free kost 0 NOK per maand, met een vergoeding van 3 % plus de kaartkosten van Stripe per kaartbetaling. Growth kost 799 NOK per maand met 1 % plus de kaartkosten van Stripe. Neem je veel betalingen aan via het systeem, dan kan een betaald abonnement in totaal het goedkoopst zijn. Bekijk de actuele prijzen en kosten en hoe je de echte kosten van een gratis boekingssysteem berekent.
Moet je een aanbetaling vragen?
Een aanbetaling is zinvol voor sommige diensten, niet voor alle. Denk na over hoe lang de afspraak duurt, of er voorbereiding nodig is en wat een late annulering je kost. Een aanbetaling maakt de boeking bindender en betaalt een deel van je tijd als de klant niet komt, maar het is geen garantie dat de klant verschijnt.
Wil je aanbetalingen vragen, controleer dan of je het bedrag per dienst kunt instellen en of de voorwaarden zichtbaar zijn voordat de klant boekt. Lees meer over aanbetalingen bij afspraken.
Hoe vergelijk je afsprakensystemen?
Schrijf op wat je per se nodig hebt en wat alleen handig is. Maak een testboeking als klant en als beheerder. Vergelijk daarna de totaalprijs, de functies die echt inbegrepen zijn en hoe makkelijk het systeem in het dagelijks gebruik is.
Kies niet alleen op claims dat een systeem het beste of goedkoopste is. Een goedkoop systeem kan duur uitvallen als functies of betalingen die je nodig hebt extra kosten, en een groot systeem kan overbodig zijn als je vooral online boeken en een overzichtelijke agenda nodig hebt.
Afsprakensysteem voor jouw branche
Duur, pauze tussen klanten en de behoefte aan een aanbetaling verschillen sterk per branche. Bekijk concrete voorbeelden voor kappers, barbiers, tatoeëerders, nagelsalons, masseurs en meer branches.
Hoe begin je met online boeken?
Voeg je diensten, openingstijden en alles wat klanten vooraf moeten weten toe. Doe een testboeking vanaf je telefoon en controleer of de bevestiging en agenda de juiste gegevens tonen. Deel daarna je boekingslink op je website, Instagram, Facebook en in je Google-bedrijfsprofiel.
Klarte combineert online boeken, agenda en kaartbetaling, met aanbetalingen en herinneringen. Bekijk de functies en abonnementen, of probeer Klarte gratis.
Lees ook
Vragen en antwoorden
Wat moet een afsprakensysteem voor een klein bedrijf kunnen?
Online boeken, een agenda die dubbele boekingen voorkomt, herinneringen en de mogelijkheid om bij het boeken een betaling of aanbetaling te vragen. Vergelijk ook de kosten en welke functies in elk abonnement zitten.
Bestaat er een gratis afsprakensysteem?
Ja. Klarte heeft een Free-abonnement van 0 NOK per maand met onbeperkte boekingen. Voor kaartbetalingen geldt een transactievergoeding, en functies en kosten verschillen per abonnement.
Wat kost een online afsprakensysteem?
Van gratis tot tientallen euro's per medewerker per maand. Tel de maandprijs, prijs per medewerker, sms en kosten per kaartbetaling bij elkaar op voor de echte totaalprijs.
Moet een afsprakensysteem aanbetalingen kunnen vragen?
Dat hangt af van de dienst. Een aanbetaling is vooral nuttig bij lange afspraken of afspraken met voorbereiding. De voorwaarden moeten duidelijk zijn voordat de klant bevestigt.